第一章 總則
第一條 為規範杏耀平台（以下簡稱上科大）科學研究檔案（以下簡稱科研檔案）管理工作，依據2008年8月教育部和國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》（第27號令）、《高等學校實體分類法》（DA/T10-1994）、《高等學校檔案工作規範》（教辦〔1993〕429號）等法律法規🏌🏼♂️，結合上科大科研檔案工作的實際情況，製定本辦法🧯。
第二條 學校在科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等各種載體的文件材料🙍🏼，均屬科研檔案。
第三條 科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節📨，必須納入科研計劃🤾♂️、規劃🕵️♂️、管理製度和有關人員職責範圍之中⛑，與計劃管理、課題管理🟪、成果管理等工作緊密結合．實行科研工作和建檔工作“四同步”管理💫。即下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步🔔；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。
第四條 科研檔案是科學技術研究活動和成果的真實記錄🛜，是知識產權的重要載體🤦🏼💆🏿♂️，是一項重要信息資源🍰，必須實行集中統一管理🖐🏽，確保完整、準確👮、系統、安全，以利於開發利用🪷。
第五條 歸檔的主要內容包括綜合管理♿️、科研準備、研究實驗、總結鑒定🫴🏿、申報獎勵、推廣應用等方面(詳見附表)🚣🏽♀️。
第六條 歸檔的重點是本校承擔的國家、上海市各部委縱向重大科研項目，各類橫向重大科研項目及獲省、市👬、部委獎勵的科研項目各個階段形成的文字材料及電子、聲像材料，特別是研究實驗階段形成的材料和總結鑒定階段形成的評審材料。
第七條 歸檔的科研項目各個階段形成的聲像載體材料🧑💻，原則上歸入聲像類檔案。
第八條 不歸檔的文件材料
（一）上級有關科研的普發的(非專指本校)，不辦的文件；
（二）上級有關科研的未定稿的文件，未生效的合同、協議書👨🏼🔧；
（三）未按科研管理程序列入計劃和不計工作量的個人項目；
（四）重份文件🗞；
（五）無查考利用價值的事務性🐨、臨時性文件；
（六）非隸屬單位抄送的不辦的💼，也無參考價值的文件🐲；
（七）校內其他單位發來的文件；
（八）與校外單位交換來的材料。
第九條 科研文件材料的形成積累，必須貫徹集中統一管理的原則。實行由科研課題（項目）負責人收集積累，科技發展處👰、技術轉移辦公室負責立卷歸檔的責任製。由科研項目、課題的牽頭部門、主辦部門或負責人按照科研檔案的自然形成規律，按歸檔範圍要求的內容進行積累並定期進行整理📶。所積累的科研文件材料按科研項目🧑🏼🦱、課題分開🔻🫚；同一科研項目、課題內按階段排列🍞，分別裝入文件積累用裝具進行預立卷👩🍳，並要做到以下幾點：
（一）各單位在教學管理及教學實踐活動中形成的文件材料👶，須保證其齊全🧏🏻、完整、準確、系統。
（二）形成和積累的科研文件材料須遵循其自然形成規律👨🏻🏫🎥，保持有機聯系，符合科研活動階段性、成套性特點。
（三）在科研活動中直接形成的電子文件，必須保證內容的真實性🚁、完整性、系統性。
第十條 科研文件材料歸檔采用紙質檔案與電子檔案相結合的歸檔方式，凡有原始簽字、蓋章的材料應歸紙質材料。凡不涉及到簽字蓋章或已經有合法電子簽章的電子文件可實行電子文件歸檔。電子文件與紙質文件具有相同的法律效力。
第十一條 歸檔文件質量要求
（一）紙質文件
1.歸檔的文件一般應為原件；
2.文件的內容必須真實🪘、準確，與實際相符合👩🏿🔧；
3.文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備🦙；
4.文件應采用耐久性強的書寫材料🧑🧑🧒📲，如碳素墨水👨🏼🔬、藍黑墨水🕵🏿♂️，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙💁♂️、鉛筆等。
（二）電子文件
1.歸檔的電子文件應真實🫕、完整🧑🔧🦸🏼♀️、有效；
2.電子文件歸檔采用在線歸檔或者離線刻盤方式進行。
3.電子文件離線存儲采用一次性寫入光盤或藍光光盤。光盤要求外觀完好、整潔無損、無計算機病毒🕛。
第十二條 歸檔文件歸檔流程
（一）紙質文件
1.整理組卷
科研文件按照課題或項目，以及階段組卷®️。卷內文件排列應體現科研工作實際和案卷內文件材料的形成規律。
2.修整
歸檔文件裝訂前🧷，應對不符合要求的文件材料進行修整🦹。歸檔文件已破損的👨🎨🛃，應予以修復；字跡模糊或易退變的，應予以復製。歸檔文件應按照保管要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對於幅面過大的文件，應在不影響其日後使用的前提下折疊成A4紙大小。
3.裝訂
歸檔文件以件為單位裝訂(可采用不銹鋼釘裝訂和膠裝兩種方式進行裝訂)。較厚的文件用“三孔一線”裝訂🤏🏿，裝訂需牢固、安全🥦、簡便🤲🏼，做到文件不損頁🧔♂️、不倒頁🫠、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔文件的保護和管理🦡。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身的影響，原裝訂方式符合要求的☑️，應維持不變。
4.檔案系統錄入條目
在檔案系統中按照要求逐條錄入案卷和卷內信息，也可使用excel表格批量導入方式導入案卷和卷內條目信息。條目錄入後需經圖書信息杏耀（檔案館）審核後方可在線移交。
5.移交準備
裝盒💁🏻：立卷部門向圖書信息杏耀（檔案館）領取對應容量的檔案裝具裝盒😘👨🏿🚀。
打印🤳🏻：檔案系統中打印卷內目錄放置於文件之前🌎，備考表放置於文件之後（備考表需簽字）。
（二）電子文件
1.有效完整的電子版的文件，與紙質文件著錄方式相同，需在檔案系統上著錄條目再上傳電子版本的文件，歸檔的電子文件必須是定稿，電子文件的歸檔範圍與組卷排列方式與紙質文件一致⚓️。
2.電子文件計算機存貯名可用檔號或者題名👨⚕️🌛。
3.科研類電子文件應以PDF✊、PDF/A、RTF、WPS、DOCX🌮、JPG💇🏼♂️、TIF🧑⚕️、PNG等通用格式歸檔。以錄像類為載體的教學課件以MPG👩🏻🏭、MP4、FLV、AVI等格式歸檔。圖像電子文件分辨率不低於300dpi👩🏽🍳，視頻電子文件應采用200萬以上像素拍攝。
4.以專有格式存貯的電子文件不能轉換為通用格式時，應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等🕌。
第十三條 圖書信息杏耀（檔案館）人員檢查驗收合格後，系統打印移交憑證一式兩份簽字👌，移交雙方可留存一份以備查考𓀅👨👧👦。
第十四條 歸檔時間
科研類檔案歸檔時間一般為科研類項目辦結完畢、鑒定驗收後兩個月內歸檔移交。
第十五條 學校應積極開展科研檔案利用工作，利用檔案應當履行查閱手續⚁，利用類型包括紙質與電子借閱💣。
第十六條 課題研究組成員可憑有效證件向校檔案部門借閱其參加研究的課題的檔案材料🏑；非課題研究組成員若需利用該課題的檔案材料，必須得到課題組負責人及本部門領導的審批同意，辦理相應的手續💁🏼，方可進行借閱利用。
第十七條 本辦法由科技發展處🧘♀️、技術轉移辦公室🥪、圖書信息杏耀（檔案館）共同擬製和解釋👨🏿🌾，經雙方確定後試行🏊🏽♂️。
附件1：科研檔案歸檔範圍及保管期限表（參考）。
二〇二二年三月三日修訂